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「働き方改革」は案ずるより産むがやすし ~WomenWill「働き方改革推進ガイド」より

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スタッフ舞田です。

私たちBe&Doも Googleの Women Will のサポーター企業の一員なのですが(参加したときの報告は、こちら)、
WomenWillのサイトで紹介されている「働き方改革推進ガイド」が、すぐ実践できるアイディアやヒントが満載だったので、ぜひご紹介したいと思います(取り組む際のポイントなど具体的なヒントが満載です!詳細は、ぜひダウンロードしてみてくださいね!)。

まさしく、私たちのわくスタプロジェクトで進めてきた内容そのものです。
私たちの”実際のところ”も含めて、ご紹介したいと思います。

日本の働き方改革の現状

ポイントは以下のとおり。

  • 日本の働き方は、他の先進国と比較して長時間で生産性も低い。
  • 日本の働き方改革は、「ノー残業デー」など残業時間を減らす取組みが大多数(柔軟な働き方に向けた改革はまだ進んでいない)
  • ICTをうまく活用しきれていない。
  • 正社員の働き方を多様化・柔軟化することに対して、賛成派の企業は4割にとどまっている。

この現状を踏まえて、31社のべ2,000人の社員が、次の3つのテーマに実際に取り組んだ事前事後比較のデータも紹介されています。

  1. Work Anywhere – 在宅で仕事をする
  2. Work Simply – 会議の無駄を減らす
  3. Work Shorter – 決めた時間に帰る

1.Work Anywhere – 在宅で仕事をする

<チャレンジのポイント>

  • 時間制約の有無にかかわらず全ての人の「新しい働き方」として取り組む
  • 半日など、短時間でもいいのでまずは1回、柔軟に取り入れる
  • 在宅勤務の予定を、上司や同僚とあらかじめ共有する
  • 在宅勤務をきっかけとして、業務や資料の整理を行い、上司や同僚がカバーしやすい体制を整える

何より、最後のポイントにあるように、「業務を抱え込まず、みんなで共有してフォローし合える体制をつくること」が個人的にはすごく大切だと感じます。ここをみんなでクリアできれば、「在宅勤務」=家で働くための取組み、ということではなく、業務改善と組織改革のチャンスにすることができます!
実際、弊社のわくスタプロジェクトでも、最初に取り掛かったのは、ここ。その効果は、在宅時のみならず、日常的な業務の効率化に繋がっています。

<業務に支障は?>

Women Will 働き方改革 推進ガイドより引用

在宅勤務を始めるにあたって、一番の懸念点は「業務に支障が出るのではないか?」という不安ではないでしょうか。
実際、調査では実施前32.4%が「支障が出ないか不安がある」と答えています。しかし、事後調査の結果を見てみると・・・「支障が出た」と答えたのはわずか2.9%!!!
他に、在宅でできる仕事の種類が限定されるのでは?とか、周囲の進捗が見えないのでは?といった不安も、総じて事後調査で杞憂だったことが明らかになっています。むしろ、在宅勤務の方が「仕事に集中できる」という社員も過半数を占めた結果に。これは、私たちBe&Doのメンバーからも同様の声が聞かれました。

2.Work Simply – 会議の無駄を減らす

<チャレンジのポイント>

  • アジェンダの事前共有や、時間の厳守など、シンプルで誰でもできるグランドルールを決める
  • 会議にかかるコストを人件費と参加人数と回数から算出して全員が把握し、効率的な会議運営を心掛ける
  • ITツール活用で、資料の共同編集や議事録作成など会議時間内に行う

私たちBe&Doでも、最後のポイントはとても意識しています。共有資料は全てクラウド上に保存して、プロジェクターで画面をみんなで見ながら会議ができる体制にしています。会議中は1人が画面を操作しつつ、他の1名が横で議事録やメモを残していく、といった感じ。会議が終了するときには、後作業はゼロの状態です。2点目の「コストを算出してみる」というアイディアは面白いですね~。実際に計算してみるとびっくりする金額になるかもしれませんね。本当に必要なメンバーだけで、本当に必要な内容に限って会議ができているかを考えるきっかけになりそうです。

<どれくらい削減できるものなの?>

Women Will 働き方改革 推進ガイドより引用

こちらの調査では、削減対象の会議のうち、65%で時間短縮に成功したとのこと。さらに、会議に必要な参加者を見直すことで76.2%で人件費削減されたという驚きの結果に!
会議への参加姿勢が変わり、会議に集中できることになったり、業務全体の見直しにまでつながったという意見も多いようです。特に管理職層にとっては会議が多いのは本当に疲弊の元だ…という人も多いのではないでしょうか。すぐにでもトライできて効果を実感できる業務改善なのでお勧めです!

3.Work Shorter – 決めた時間に帰る

<チャレンジのポイント>

  • チーム全体で共有できるスケジューラーを使用して、予定退社時間や業務スケジュールも共有する
  • 先の予定を見据え、仕事の優先順位や段取りを考えて1日のスケジュールを組む
  • 部下・同僚の予定に配慮した会議設定、仕事の依頼を行うようにする

もちろん、私たちBe&Doでも共有スケジューラーを利用しています。在宅勤務の予定や、来客や外出の予定だけでなく、おおまかな業務の予定も共有のスケジュールに書き入れていることが多いです。
先の予定や他の人の業務の状況を見ながら今日の仕事を組み立てる意識を持つだけで、仕事の進め方が変わるなと実感しています。

<時間削減したら、業務が終わらないんじゃないの?>

事前調査の数字を見ると、在社時間を削減することで業務が終わらないんじゃないか?という不安を過半数が持っていたようですが、実際に不安を感じたのはその半数。未婚・既婚にかかわらず、在社時間(残業時間)を短くすることで、仕事上でも生活面でも良い効果があったと実感した社員が多かったとの調査報告でした。
弊社のスタッフも、皆、メリハリをつけて仕事時間をコントロールして、プライベート時間もしっかり楽しんでいます。だからこそ、オンタイムも集中して仕事に没頭できるんですよね。


「案ずるより産むがやすし」

ICTをうまく活用して、
①簡単に情報共有し、
②チームでフォローし合う、
という2点をクリアすれば、働き方改革はどの会社でもすぐに実践できるものです。この推進ガイドの報告にある事前事後の比較データを見てみると、実践前にあった不安は「やったことがないから不安」なだけで、そのほとんどが杞憂であったことが明らかですね。

自社に合うやり方を、社員の声を聞きながら模索していくプロセスそのものも、働き方改革で得られる貴重な宝になるのではないでしょうか?上記からもわかるように、「働き方改革」は、業務改善そのもの!

貴社が働き方改革をやらない理由は見つからないのでは?今こそ、チャンスです!

今は、便利なICTツールがたくさんあります。Habi*doは他のツールと何が違うの?という方はこちらをご参考に。
個別のご相談もお受けしています。お気軽にご相談ください。

舞田美和
Be&Doプランナー/ ”ひとり一人の凸凹を活かし、チームでチカラを最大化できる仕掛け”をご提案しています。人材サービス・教育研修の企画営業を経て、人事・採用、大学の新設・運営業務の後、現職。CDAキャリアカウンセラー。

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舞田美和
舞田美和
Be&Doプランナー/ ”ひとり一人の凸凹を活かし、チームでチカラを最大化できる仕掛け”をご提案しています。人材サービス・教育研修の企画営業を経て、人事・採用、大学の新設・運営業務の後、現職。CDAキャリアカウンセラー。

メンバー

  • 石見 一女
  • 岡本 映一
  • 橋本 豊輝
  • 舞田美和
  • えりか
  • みさ
  • 俣野八重
  • マーク
  • Zheng Li
  • 雪丸由香
  • 琴地悠太
  • 持部 ミカ
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