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働く時間の共有とセルフマネジメントはみんなのために!~わくスタPJ~

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スタッフ舞田です。

いよいよ第12回目に突入した”わくスタ”ミーティング。
今回は、デンマークで在宅勤務中のマークと、たまたまこの日に在宅勤務をしていた(これは日本w)雪丸をハングアウトで繋いで、3拠点ミーティングでした。
なかなかこの絵ヅラも”わくスタ”な感じ!

わくスタプロジェクトミーティングの様子

今回の議題は「働く時間の管理と共有について」

固定の勤務時間に縛られない柔軟な勤務スタイルを始めた中で出てきた課題について、スタッフからはこんな議論が出ました。

  • チームで「誰がいつ働いているか」を共有する目的を考えると、(普段スケジュールを共有している)Googleカレンダーで一元管理するのがいいのでは?
  • イレギュラーな勤務時間にしているとき、スタート時間は明確にしやすいが、終了時間は設定しづらい。
  • 誰がどの時間働いているか?という情報よりも、いつ対応できる体制にあるか?という情報が共有されていればいいのでは?

柔軟に働きつつも、連携が必要な業務やイレギュラーな顧客対応、緊急性を要する対応などが発生したときに、どうすればベストな体制が取れるか。
チームで最大のパフォーマンスを出すために必要なルールとは?・・・いつになく議論が白熱!

白熱した議論の行方は?オーバーワークを防ぎチームでカバーし合うために

私たちのわくスタでは、毎回いろんな実験的な運用をやっていますが、前回のミーティング後からは「WorkingTimes(:マークが簡単に作ってくれた勤務時間記録システム)」の運用を開始。
これは、その日の勤務開始時刻と、勤務終了時刻を個人で記録するシンプルなツール。
実は、Be&Doのスタッフは、ほっておくと、ついつい仕事をし過ぎる傾向があるので、いわゆる管理用ではなく、セルフマネジメント用に使い始めたものなんです。

チームではたらくということ

そもそも、つい働き過ぎちゃう理由は?との問いに、働き過ぎ常習犯(?)のメンバーからはこんな回答が。

  • やりたいと思っている業務やタスク、またそれをやり終えたいと思っている目標期日に対して、時間が足りない。
  • 早い時間から勤務開始して早めに終業するつもりが、自分が仕事を終えた後に何か問題や相談があったときに、対応できないんじゃないか?と懸念してしまう。
  • ついついキリのいいところまで仕事を片付けたくなってしまう。

ほんとに、みんな責任感が強くて仕事が大好きなんですよね~。

とは言え、継続的に成果を出し、パフォーマンスを高めていくためには、オーバーワークは厳禁!!!

  • ゴール設定を高くし過ぎない!→優先度・緊急度を再検討して、スケジュールに2割程度余裕を持たせるつもりで!→8割でいい、ではなく、8割がいい!そこを目指してセルフマネジメントしよう!
  • 勤務時間にかかわらず、緊急度の高い案件は随時相談しあうので、安心して終業時間どおりに仕事を終わろう!
  • 仕事が中途半端なままになっていても、プロセスをチームで共有していれば大丈夫!みんなを信頼しよう!

という結論に。(特に、Hさん、Sさん、Tさん、ほんとに、頑張り過ぎ禁止だからね!!!)

とは言え、具体的なアクションを決めないと、結局「心がける」にとどまって、変わらないんじゃないの?という鋭いツッコミが(笑)。ありがちだ。。。

ということで、Habi*doのタスク機能を使って、勤務時間を共有する運用を実験的に始めることになりました。例えば、「8時~16時 勤務」と、働く時間を予定として登録 →勤務終了後に「やった」で勤務報告。終了時間が予定と異なった場合は、コメント欄に入れる運用でカバーすることに。タスク機能、ほんとに便利だわ。

 

今回も、濃密な”わくスタ”ミーティングでした!ますます進化するBe&Doの働き方改革に、ご注目ください!

舞田美和
Be&Doプランナー/ ”ひとり一人の凸凹を活かし、チームでチカラを最大化できる仕掛け”をご提案しています。人材サービス・教育研修の企画営業を経て、人事・採用、大学の新設・運営業務の後、現職。CDAキャリアカウンセラー。

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舞田美和
舞田美和
Be&Doプランナー/ ”ひとり一人の凸凹を活かし、チームでチカラを最大化できる仕掛け”をご提案しています。人材サービス・教育研修の企画営業を経て、人事・採用、大学の新設・運営業務の後、現職。CDAキャリアカウンセラー。

メンバー

  • 石見 一女
  • 岡本 映一
  • 橋本 豊輝
  • 舞田美和
  • えりか
  • 俣野八重
  • みさ
  • マーク
  • 雪丸由香
  • Zheng Li
  • 琴地悠太
  • 持部 ミカ
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