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「ホームワークが終わらない」なんて言わせない~クラウド時代の提出物管理

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紙飛行機と空と雲

世の中にはありとあらゆる「提出物」がありますよね。

小学生になったその日から宿題がはじまります。
大学生になっても、様々なレポートを提出したり、もちろん論文も。
社会人になっても、やっぱり研修の課題であったり、人事や上司に提出する書類もあります。

提出するほうも大変かもしれませんが、全員にしっかり提出してもらう側も実はとても大変!

学校の先生も大変。
企業の人事・総務の部門の方々も大変です。
たくさんの部下をもつ管理職の方も同様ですね。

実は「がんばり可視化WebアプリHabi*do(ハビドゥ)」には、そんな提出物を集める方々の業務をすさまじく効率化する機能が加わりました。

コンテンツ機能に加わった提出物

それが“提出物管理”の機能です。

企業でのご活用例を中心に具体的なご利用シーンをご紹介します。

四半期・半期ごとの目標管理シートの提出に活用

目標面談中の上司と部下

部門業績の達成のため、部門メンバーの評価のため、育成のため。
定期的な目標管理シート(例えばExcelやWordなどの形式)の提出を求めることは、多くの会社で実施されているのではないでしょうか。

目標管理シートに基づき、上司と部下が面談をします。
面談前に期日通り全員から提出をしてもらえてないと、上司は大変です。
(そもそも期日までに提出しなければならないものではありますが)

  1. 評価期間ごとに提出物として項目を作成(掲載期間も設定可能)
  2. 目標管理シートのファイルを参照資料として添付
  3. 提出内容や注意事項などを説明に記載
  4. 必要に応じて「必須」にチェックマークを入れる(タスクとしてユーザ画面に追加されます)
  5. 部門のメンバーの方には、そのシートをダウンロードしてもらう
  6. 記入されたシートのファイルを添付して画面から提出ボタンを押す
  7. 未提出者がいれば督促メールを一括配信する
  8. 管理者は一括で提出された資料をダウンロード

このような流れで提出物を管理します。

そのほかにももちろん同様の活用ができますね。

研修の事前・事後の課題提出管理に活用する

研修中の風景

現場のマネジメント等にも活用されるHabi*doですが、研修前後のフォローアップにもこれまでに活用されてきました。
せっかくの研修の場をより有意義にするために事前課題を与える場合があります。
研修での学びの実践・定着化を実現するために事後課題を与える場合もあります。

メールやフォルダ共有による提出では研修トレーナーの方や、人事部門の方の業務負荷は大変なものになります。
特に人数が多いケースや、複数の研修を常に実施している場合などはたまったものじゃないのでは?!

このように研修の事前事後課題の課題提出にも有効利用できそうです。

キャリアプランシート等の人事用提出資料

キャリアプラン

全社員から集めるような提出物にいたっては、人数も多く、その管理は非常に大変ですね。

例えば今後どのようなキャリアを社内で積んでいきたいか意向を聞くようなキャリアプランシートもその一つではないでしょうか。

キャリアプランシートとは、例えば3年後、5年後、10年後など社内外でどんなスキルを習得したいか。
企業の目指す方向性の中で、本人がどのような希望を持っているか、どのようなキャリアを計画しているかを人事情報として把握しておくための情報を集めるために用いられます。

キャリアプランを会社として把握することは、企業にとっても従業員にとってもメリットのあることです。
企業としては、できるだけ長く従業員に活躍をしてもらいたいだけではなく、より意欲的に力を発揮してほしいと願うことが当然のことですよね。
従業員としても、やりたいことをすべてできるわけではなくても、プランを知っておいてもらったほうがキャリアアップのチャンスが増えるのではないでしょうか。

中には「ライフプラン」も同様の理由から提出する企業もあるそうです。

健康診断結果を提出する

データのスキャンは必要ですが

個人に結果通知がくる定期健康診断の結果のコピーを人事情報として管理しなければなりませんよね。

健康診断結果を提出してもらうことや、コピーすること、また返却することは、意外と手間がかかること。
しかも機微な情報のため、取り扱いにも注意しなければなりません。

職場の設備にもよりますが、健康診断結果をスキャンしてPDF化したファイルを、提出物データとして提出する方法をとることもできます。
紙で提出させるとしても、デジタルデータとして提出させるとしても年1度の提出を管理しておくことは煩雑になりがち。

健康診断結果の提出にも活用できそうです。

まとめ

デスクに提出しにくる社員

既に専用の管理システムがあれば良いですが、提出物は管理システムがなければ大変です。
メール添付で提出を求めたり、社内の共有フォルダに入れるように依頼したりするのではないでしょうか。

こんな課題がありませんか?

  • 人数が多くなると誰が提出済みで、誰が未提出かわからない
  • 未提出者を抽出して督促をかけるのが手間
  • メールに添付された提出物をひとつひとつ保存しないといけない
  • 提出物が添付されたメールを見落とすかもしれない
  • メールに添付がついていなかった!
  • 機微な情報を提出させるのに暗号化(パスワード)管理が煩雑になる

提出物にまつわる管理者の業務に関する課題を解決し、提出物の管理をする手間を大幅に効率化するのがHabi*doの提出物管理機能です。

  • 誰が提出済か未提出が一目でわかる
  • 未提出者に一括で督促メールを送ることができる
  • 提出済みのファイルを一括ダウンロードできる
  • 個人認証でログインし、暗号化された環境でファイルを提出・受取ができる

シンプルですが、管理者の提出物に関する業務負荷を大幅に低減するものです。

実は提出する側にとってもメリットがあります。
「提出物はHabi*doにログインして添付すればいい」とだけ共通認識をつくっておけば良いのです。

この提出物いつまでだっけ…誰に提出するんだっけ…メールだっけ…フォルダに入れるんだっけ…そもそも何か提出物あったっけ…というような不安や無駄を省くことができます。

具体的なご利用イメージ

提出物管理

提出物課題の作成画面です。(管理者用)

  1. 提出課題のタイトルを入れます。
  2. 詳細欄に課題の内容や、注意事項などを入力します。
  3. 添付ファイルに、必要に応じて入力用のひな形のファイル(ExcelやWord)や参考資料を添付します。
  4. アイキャッチはお好みで画像を添付します。なくても使えます。
  5. 掲載開始日と期限を設定します。設定しなくても使えます。
  6. セクションの箇所については、こちらのブログをご覧ください。
  7. 保存するボタンを押せば完了です。
コンテンツ一覧画面

ユーザ側に表示されるコンテンツの一覧画面

ユーザは「コンテンツ」というメニューを選択すると、提出物等のリストが表示されます。

提出物の画面

ユーザ側の提出物の詳細画面です。

提出物の画面です。

フォーマットが決まっていて設置されている場合は、ここから入力用ファイルをダウンロードができます。

内容入力を終えたら、再びこの画面を開いてファイルを添付して「提出」ボタンを押して完了です。

期限内は再提出することも可能な仕組みです。

提出物管理機能

管理者側の一括ダウンロード用画面です。

この画面から、何人が提出していて、何人が未提出かが一目瞭然でわかるようになります。

提出されたデータの一覧も表示されます。

ここからダウンロードするデータを選んで一括ダウンロードします。

 

がんばり可視化WebアプリHabi*do」の一つである提出物管理機能。
今回は利用シーンについて深堀してブログとしてました。ご参考にしていただければ幸いです。

詳細についてはお気軽にご相談ください。

橋本 豊輝
楽しみながら課題を解決したり、成果をだす仕組みづくりがミッション。ゲーミフィケ―ションやソーシャルラーニングについて研究することがライフワーク。チームを強くする!がんばりを可視化するWEBアプリ「Habi*do」の企画・設計から開発プロジェクトに関わっています。

会社・チームをよくするヒント 5分でわかる!がんばり可視化WebアプリHabi*do

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