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間違った働き方改革と業務効率化が生む弊害~エンゲージメント損失していませんか?

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各社が組織として取り組む働き方改革。そして働くひとりひとりが主体的に取り組む働き方改革。
目指すのは本質的な生産性の向上です。

「仕事でITツールを使いながら効率化しているのに、一所懸命に働いているのに、なぜか残業がなくならない!」
「残業禁止や効率化はされた気がするけれど、職場がなんだかギスギスする!」
そんな風に感じている方も多いのではないでしょうか。
本来の働き方改革と程遠い状態が職場で起こってはいませんか?

ひとりひとりがイキイキと働き、チームとして生産性を高めることは、個人にとっても会社にとっても幸せなことです。

このブログではその解決の糸口となるようなヒントをお伝えできればと思います。

INDEX

workplace

ICT環境の普及と関連するメンタルヘルス問題?

少しショッキングなデータをご紹介します。

インターネットの職場への普及率と、精神系疾患の患者数の増加には相関がみられるというグラフです。

グラフ

総務省「通信利用動向調査」および厚生労働省大臣官房統計情報部「患者調査」よりグラフ作成。(単位:インターネット普及率は%、患者数は千人)

政府の統計資料を合わせて簡易作成したグラフです。
また、患者数が増えた要因には諸説あるため、一概にはいえませんが、ある程度の参考にはなると思います。

インターネットの普及に合わせて、電子メールの普及に始まり、業務管理系のソフトウェアが普及してきます。
グループウェアや社内SNSの普及も近年になって加速度的に増えてきます。

インターネットの世界的な普及と、市場環境の変化は切り離せないものです。
ビジネス環境の進展にともない、社内のコミュニケーション方法も変化してきます。

対面でのコミュニケーションの頻度や総量は減少しているといえるのではないでしょうか。

職場の人どうしのつながりを大事にすること

生産性向上のためには、ツールやオペレーションを見直すことも重要ですが、そこにいる人材をいかに大切にするかという視点も忘れてはいけないですよね。
IT化がすすみ、様々な便利なツールが生れています。

業務を進めるためにミーティングや直接のコミュニケーションが必要だったことも、ボタン一つで完了ということだってあります。

いま、働き方改革が求められ、様々なITツールの利用が推奨されている今だからこそ見直したいことは、職場のつながりを大事にすることではないでしょうか。

打ち合わせをしている様子

コミュニケーションまで効率化してはダメ

ありがちなわかりやすい話としては、労働時間を減らすために効率化を促すという話。
もちろんひとつひとつの業務を早く終えるということは良いことです。

  • 生産ラインにおける効率化の追求
  • 入力作業などの事務処理の効率化の追求

例えばこういったケースは効率化が求められるところです。

第四次産業革命の時代といわれ、人工知能・ロボット・IOTなどの活用は、労働生産人口の減少も相まって必要性に迫られています。
こういった作業がロボットや人工知能に置き換わっていくことは当然のことでしょう。

営業、企画、開発、人事総務などなど…単純作業ではなくクリエイティビティが求められたり、よりコミュニケーションが必要な様々な業務もあります。
これらの領域でも、効率を高めるための様々なツールが登場し、その恩恵にあずかっている方も多いと思います。

経済産業省をはじめ、政府も働き方改革にテクノロジーの活用を推奨しています。

そこで忘れられがちな共に働く仲間とのコミュニケーションの重要性。
個人的な視点かもしれませんが、ホワイトカラー職場ほど、コミュニケーション希薄化の傾向は顕著のように感じます。
(意外と生産現場などは小集団活動やQC活動のようにチームで協力して業務改善をはかるプロジェクトが組まれたりします)

効率化・合理化の果てに、コミュニケーションを最小限にするというのは、本質的な生産性を落としている可能性があります。

仕事が個別化、会話なし

効率化が先行して信頼を失うケース

とあるプロジェクトの話です。

そのプロジェクトは、複数の部門・拠点のスタッフが関わるため、情報共有のためにプロジェクト管理のためのITツールが使われていました。

ある日、プロジェクトが佳境を迎える頃、AさんからBさんにプロジェクト管理ツール上で、業務(タスク)が割り当てられました。
そこにそれ以上のコミュニケーションはなく、Bさんはその業務を実行したそうですが、後になって聞くと「正直、ムカっとした!」といいます。

AさんとBさんは仲が悪いわけではなく、ビジネスパートナーとしていつもやり取りをしています。
しかし、パソコン(またはスマートフォン)の画面上で、ただタスクを割り当てるという無味乾燥な作業。

業務を依頼する、残ったタスクをリスト化するという点では、このツールでは効率化され時間削減されていますが、信頼まで削減されては元も子もありませんね!

人は論理ではなく、感情で動くとはよく言ったものです。

チームとしての信頼関係が損なわれると、このチームのために、このメンバーと一緒に、目標を達成しようじゃないか!という気持ちが、揺らいでしまいます。

離職、休職、メンタル疾患の理由の多くは「人間関係」であり、こうした「ストレス」の積み重ねということが容易に想像できます。

効率化・合理化だけ追い求めるのはNG!生産性UPには人のつながりを大切にすることの大切さを感じる話です。

ちょっとむっとしているPC前の女性

にわかに注目を集める「従業員のエンゲージメント」

従業員のエンゲージメントを高めることが、生産性向上のために重要です。

経済産業省もその重要性を明言していますね!

生産性の向上とセットで求められるのが「仕事のやりがい」や「仕事へのエンゲージメント」の向上です。日本の働き手は国際的な調査で見ても仕事に対するエンゲージメントが特に低いことが指摘されています。

人口が減少する中で、長時間労働の是正と生産性の向上を同時に実現するためには、 働き手が「やりがい」を感じ、自らの能力を発揮しようと思えるような仕事を増やし、マッチングを実現していくこと が欠かせません。

「やりがい」や「エンゲージメント」など目には見えづらいものを、いかに可視化し、改善を図っていくのか。この分野でもテクノロジーの活用に期待しています。(経済産業省参事官・伊藤禎則氏)ー「働き方改革」には「HRテクノロジー」活用が有効

欧米では人材の流動化が激しくなり、日本同様に人材不足が顕著に。
そのため、経営者のほとんどが従業員エンゲージメントの重要性を理解し、施策を実行しているそう。

従業員エンゲージメントが企業にもたらすメリットとは?図解の引用・翻訳

従業員エンゲージメントが企業にもたらすメリット

なぜなら、実証的な研究から、従業員のエンゲージメント向上が、企業の成長・利益につながることが明らかになっているからです。

従業員のエンゲージメントを高めるヒント

そもそも従業員エンゲージメントってどんなものなのでしょう?

エンゲージメントとは
経営・組織・人事的な用語としては、つながり、きずな、かかわりを現し、組織や仲間と目的・目標を共有することによるコミットメントのこと。

エンゲージメントを高めるうえで、重要な役割を果たす要素の一つが「人間関係」です。
あくまで要素の一つに過ぎません。しかしながら、影響力はとても大きい要素。

  • 自分を受け入れてくれていると感じる職場かどうか
  • 組織の一員として必要とされているかどうか

そう感じられる職場・人間関係を築けているかどうかが重要です。

これは「Be」を大切にできているかどうかなのです。“あるがままの存在を認める”ということです。

もちろん、それだけではなく「Do」、自発的な行動の実践をすること・認めることも重要です。
その仕事に対する意味、成長の実感、主体的に関われているかどうか、社会や他者に影響を与えていることを実感できているかどうか。

こうしたことは、効率化を促すだけの「管理ツール」を導入しても解決できるものではありません。
ただコミュニケーションや情報共有をスムーズにするためのツールを導入しても、それだけではうまくいきません。

お互いの存在や日々のがんばりをポジティブに承認しあえる関係性をつくりやすくする仕掛けが必要です。
自発的な行動を促す仕組みが必要です。(当社が提供するHabi*doは、こうしたコンセプトで設計されています)

数字や効率などを追い求めるハードの部分ではなく、人間的なモチベーションやエンゲージメントといったソフトの部分の大切さ。

では、エンゲージメントを高めるっていっても、具体的にどうすればいいのか?

Good job text on adhesive note at office

運動会や飲み会などのイベントも悪くないですし、時にはコンサルタントに入ってもらうこともあるでしょう。

ただ私たちはこのようにも考えます。

日常的に使う(ものとなった)ITツールを活用することで、チーム・組織の風土として根付き定着するように、継続的かつ持続的な取り組みとしてエンゲージメント向上の施策を打つことができるようになったとも言えます。一過性にしては意味がありません。
エンゲージメントを高めるITツールを補助的にしっかり日常として使いながら、顔を合わせた直接のコミュニケーションを行うことです。

(…実はエンゲージメントという言葉で海外からきたようで、かつての日本企業が大切にしていた考え方や、現場で実践していたこと。時代の変化、ビジネス環境の変化に応じてITをより人間らしく使うということかもしれません。)

「働き方改革」と「エンゲージメント向上施策」は、セットで考えなければ本来の生産性向上は成し遂げられません。

ひとりひとりが組織・チーム、そして会社に対してコミットして働くことは、やらされ感で働くよりも何万倍も自分自身にとっても、会社にとっても、社会にとっても有益です。
皆さんの職場は、間違った働き方改革に終始していないでしょうか?

橋本 豊輝
楽しみながら課題を解決したり、成果をだす仕組みづくりがミッション。ゲーミフィケ―ションやソーシャルラーニングについて研究することがライフワーク。チームを強くする!がんばりを可視化するWEBアプリ「Habi*do」の企画・設計から開発プロジェクトに関わっています。

会社・チームをよくするヒント 5分でわかる!がんばり可視化WebアプリHabi*do

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