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ある日のリモートワークスタイル@デンマーク

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From デンマーク

リモートワークは西洋の国々で働く人たちにとっては共通のものになっているが、日本ではまだ珍しいといえます。

従業員の幸福度を向上させなければという企業のプレッシャーは、多くの企業でリモートワークの体制を構築するための強い動機になっています。
Be&Doも、リモートワークの体制をとっても円滑に仕事が進められるよう従業員のワークスタイルに焦点をあてたミーティングを毎月実施しています。

リモートワークの体制をとることは、ラップトップPC(ノートパソコン)の調達や、企業文化の変革など、ほとんどの会社にとって多くのハードルがあるものです。
一度実行しはじめてみると、リモートワークは優れていると感じられる。日本の会社で働くメンバーと7時間の時差があるデンマークで、1日の生活の中でどのようにリモートワークをしているのか紹介したいと思います。

私の仕事:

From デンマーク

今回、わたしがデンマークから1カ月間のリモートワークをしたのは、2年連続。
私はシステムデザイナー・プログラマーとして働いている。これらの仕事内容は、幸運なことに、顧客と顔を合わせる必要があるセールスなどと対照的に、リモートワークを許可してもらいやすい。

システムデザイナーとしての私の仕事は、エンドユーザの要求から、具体的に何を必要としているのかを解釈することです。それはソリューションとして急いで開発することを避け、すべての異なる選択肢がないか調べることを意味します。
すべての選択肢は、わたしが気に入らない選択肢も含めて、同僚から提供される情報や、他のアイデアの組み合わせです。これらの選択肢は、私の好きのものに発展するかもしれません。

シンプルな例をあげるとすれば、ユーザはチャットツールを望んでいるかもしれないが、直ちにチャット機能を実装する代わりに、何を伝える必要があるのかをまず要求から見つけます。次に他のコミュニケーション方法を探し、これらが他のニーズも補完できる方法なのかどうかを検討します。そして、プログラマーとして機能の実装を手伝います。

私たちのリモートワークでは柔軟な勤務時間ととることが可能ですが、日本にいる橋本さんに報告したり、メンバーとミーティングを行うには、できるだけ最大限に勤務時間が重複するように調整することで、コミュニケーションが容易になります。

そのため私はデンマークの朝6時に始業しますが、これは日本の13時に相当します。日本にいる間は、ほとんどの勤務日は8時に始業します。しかし、私は2時間早く寝るつもりはないので、5時30分に起床した後の朝のルーチンを完全に改革する必要がありました。それはいくつかを夕方のルーチンに移行しなければならなかったことを意味します。

典型的なある日の様子

近くのビーチより

5時30分:

起床して服を着替えます。たとえ外出をしなくても、オフィスでいつも着るような服に着替えることは非常に重要だとわかります。それは、週末ではなく、あなた自身を仕事モードに切り替えてくれます。

6時00分:

1杯のオレンジジュースを横において、私はまず、同僚がすでに日本で働いていた時間内に何が起こったのかを読んでから、仕事を開始します。必要に応じて、私の日々の仕事の計画を再調整します。
日々の計画は、いくつかの情報源からピックアップしたタスクで構成されています例えば、新機能開発の残りや、メンテナンスリスト、バグリストなど。

日々の計画は、以下のように並べ替えます。

  1. 今日、最も重要なタスク
  2. 今日、2番目に重要なタスク
  3. 今日、3番目に重要なタスク
  4. その他のタスク

優先度の高い最初の3つのタスクは、それぞれ2時間を超えてはいけません。そうでなければ、より小さなタスクに細分化するべきです。

6時15分-8時00分:

今日、最も重要なタスクにとりかかります。わたしたちはたいてい、日本の午後にあたるこの時間にビデオミーティングを行います。

8時20分-11時20分:

最も重要なタスクに取り組む時間帯。わたしは11時までにすべての3つの重要なタスクを終えてしまう日もありますが、そうではない場合は、余った時間でメールチェックを初めて行う時間にあてます。

11時20分-12時00分:

ランチタイムです。働き始めて5時間の間に、2-3回コーヒーをおかわりしていまいしたが、緑茶やその他のものに切り替えるよう自分に言い聞かせました。
ビーチに行ってランチを食べて、散歩し、戻ってくくるまで40分あれば十分だと感じます。「もう休憩時間に飽きた」なんて感じる間なんてありません。

12時00分-15時00分:

日本で働く同僚たちは、この時間帯に帰宅します。つまり、これ以降の時間はインスタントメッセージ(チャットなど)が届かない可能性が高いということです。

その日の重要な最初の3つのタスクを完了することは、満足感と達成感を得る素晴らしい感覚です。たぶんそれは自発的で、根本的ではない、メンタルのハードルですが、午後のこの時間帯に重要な最初にとりかかるべき3つのタスクを追えることが珍しいということを自分自身で分かっています。そして「その他のタスク」を行う時間にします。例えば、バグ修正や、同僚の働きに対するフィードバックといったタスクに取り掛かります。

15時00分:

デンマークでのブレークタイム

6時に始業したということは、仕事を非常に早く終了して、夕食までの間に個人的な時間をたくさん持つことができるということです。
デンマークはウインドサーファーにとって楽園です。条件さえ許せば、私は16時までに水上にいることでしょう。
「Cold Hawaii」とも呼ばれるKlitmollerまでは車で1時間ほどの距離です。天候が悪ければ、ランニングをしにいくか、トレーニングをするだけです。個人的なWebサイトの作業をするかもしれませんが、それは週末によくやることです。

夕方、晩:

Fromデンマークの食卓

夏でさえ、夕方は寒くなるかもしれませんが、雨が降らない限り、私はテラスで食事を楽しみます。最後に、何かのシリーズを見たり、本を読んだりして一日を終えます。
最近は「アンソニー・ホプキンスと西洋」について見たり、様々な思想家によるストイチズムに関するドイツの本を読んでいます。

リモートワークに関する考察

ルーティンの適応:

場所や時間の違いによって、意識的にルーティンや習慣を適応させる必要があります。例えば、デンマークでは、日本にいる同僚との仕事時間の重なりを最大化するために、私は2時間早く仕事を開始していました。
もし、私がいつもと同じ朝のルーチンを継続したい場合は、さらに2時間早く目を覚ます必要があるでしょう。つまり2時間早く寝ることになります。

でも、私は早く寝ることを望まないので、朝のルーチンを調整するのが唯一の方法でした。
私の朝の2時間のルーティンは、本を読んだり、漢字の練習をしたり、ストレッチをしたり、瞑想をしたりすることでしたが、これらを夕方に実施したり、デンマークにいる1ヵ月は実施しないと決めたりしました。

例えば、私の朝食は、5時30分に起きてもすぐに空腹を感じるわけではないので、始業後2時間経過した後の8時に移動しています。それは柔軟な時間に働けるリモートワークをするなら可能なことです。

チームで働くこと:

同僚とオンラインドキュメントで協働作業をすることが非常に容易ですが、大きなホワイトボードで概観するような作業まで置き換えることはできません。ただPCの画面で大きなスライドでズームしたり、複数のスライドで共有したりして代替します。
ステップが増えますが、一緒に来ることができなくても、アイデアを出したり、お互いのアイデアを一緒に構築することができます。
各メンバーが自分のアイデアを持ちよります。予め共有しておくことで、別のメンバーのアイデアを踏まえて、アイデアをミックスしたり、組み合わせたりします。
こうしたことで検討に要する時間は長くなりやすいですが、深く考えることを強制できる点など、従来のブレーンストーミングよりも優れている要素もあります。


In English

A Day In The Life Of Remote Working Marc

INTRO:

Remote work has become a common thing in the western world, but is still very rare in Japan. Pressure to improve workers happiness has given a strong push to implement remote working systems in many companies. Also Be&Do has a monthly employee focused “Work-Style” meeting of which one of the initiatives is to have a frictionless remote working system. I say frictionless as a remote working system has many hurdles and each part of a company is affected, from procurement of laptops to cultural changes. Once set and running, remote work can be excellent though, and here is a rundown of a day in my life while remote working from Denmark with a 7 hours time difference to everyone else in the company.

MY WORK:

This is the second year in a row that I have been working remotely for a month from Denmark. I work as a System Designer and Programmer, which fortunately are both position that easily allow for remote work, as opposed to Sales, who still have to meet with customers face to face. As a system designer my work consists of interpreting what the end-user needs from the requests. This means avoiding rushing to a solution and examining all different options. All options means including the ones I don’t like, as with the input from coworkers or in combination with other ideas, these options might actually also develop into something I like. As a simplified example, the users might want a chat-tool, but instead of immediately implementing a chat, I would first find out what needs to be communicated and then look at other ways of communication and how these would complement other needs. As a Programmer I then help implementing these features.

While our remote working system allows for flexible working hours, I still report back to Mr.Hashimoto in Japan and with meetings during the day, I have found it easiest to align my working hours in a way that creates the biggest overlap in working hours as possible. For that reason I start working at 6:00 in the morning here in Denmark, which corresponds to 13:00 in Japan. When I am in Japan I start working most days at 8 o’Clock. I do however not want to go to bed two hours earlier, so I still wake up at the same hour, 5:30, which means that I had to completely reinvent my morning routine and move some items into my evening routine.

THE TYPICAL DAY:

5:30 Wake-up and changing clothes. I find it extremely important to wear clothes that you would wear to the office, even if you don’t leave the house. It puts you into the mental state of a working day, as opposed to a week-end day.

6:00 With a glass of Orange juice by my side, I start work by reading what has happened in the hours that my colleagues have already worked in Japan and readjust my daily work plan if necessary. The daily plan consists of several tasks picked up from several sources: new features backlog, maintenance list, bug list etc.
The daily plan sorted in:
“Most important task today”
“Second most important task today”
“Third most important task today”
“Other tasks today”
Each of the first three should not take more than two hours, else it should get subdivided into smaller tasks.

6:15-8:00 I start working on the most important task of the day.
We generally also have video conference meetings around this time as it is afternoon in Japan.

8:00-8:20 I do a 20 minutes breakfast break and make some coffee.
Time to eat while checking news from the crypto space.

8:20-11:00 I work in the zone on the most important tasks. Some days I finish all three by 11:00, sometimes only the fist, but I make sure I finish the first before checking my emails for the first time that day.

11:20-12:00 Lunch time. I have so far worked 5 hours and refilled my coffee cup twice or thrice while telling myself to switch to green tea or some other placebo. 40 mins are enough to eat lunch and walk to the the beach and back once without having the “its break time but I’m bored” feeling.

12:00-15:00 All coworkers in japan will have gone home by now. This means there will most likely not be any instant messages anymore. Finishing the first three tasks of the day is a great feeling of satisfaction and accomplishment. Maybe It’s a self-induced, baseless, mental hurdle, however I find myself rarer in the zone in the afternoon after finishing the three first tasks, and often do more lightweight tasks from the “Other tasks today” section, including bug fixing and giving feedback on other peoples work.

15:00 Starting at 6:00 means that you finish work extremely early and have a lot personal time before dinner. Denmark is a windsurfers paradise and when the conditions allow, I am on the water by four o’clock. Klitmoller, also called “Cold Hawaii” is also just one hours drive away. If the weather is unfavourable, i just go for a run or do some calisthenics (bodyweight fitness). I might also continue working on my personal website, but that’s a project I most commonly only work on on weekends.

Evening: Even in summer the evenings might get chilly, but as long as it doesn’t rain I enjoy eating on the terrace. Finally, watching some series or reading some books to wind down. Currently I have been watching Westworld with Anthony Hopkins and reading a german book about Stoicism with selected texts from different Stoic thinkers.

REMOTE WOKING CONSIDERATIONS:

Routine Adaptation:
You need to be able to consciously adapt your routines and habits depending on location and time difference. For example: In denmark, to maximise the overlap of working time with my colleagues I start working two hours earlier. If I wanted to keep the same morning routine, I would need to also wake up two hours earlier, and hence also go to bed an average of two hours earlier. However, as I don’t want to go to bed so early, the only thing to adjust is the morning routine. My normal two hours morning routine usually includes reading and/or practicing kanji, stretching, meditating all of which I have either moved to the evening or removed from my daily habits for this month in Denmark. For example my breakfast has moved from before work to a break after two hours (8:00) as I haven’t been feeling hungry right after waking up at 5:30. That is possible in most remote working systems as they include flexible working times.

Group Work:
Collaborating on online documents with colleagues has become very straight forward, and yet, a large whiteboard is still irreplaceable due to the total overview while on a pc screen you will always need to zoom in different parts of a large slides or move from and back several slides. The steps increase, as you can not just come together, generate ideas together and build up on each others ideas together. You will need to have each member bring their own ideas, share them, then separate again where each one can build upon the other people’s ideas and then get together again to mix and match. This prolongs the overall period, but also forces deeper thinking on each element which we found to be working even better for us than traditional brainstorming.

マーク
システムエンジニア。ベルギー生まれの寒がりなバイキング。デンマークのマークとは私のこと。

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