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タスクの因数分解のすすめ~セルフモチベーションとチーム力UPへの効用

Be&Doの「残タスク王」とは私のこと。スタッフ橋本です。

皆さんは日々の仕事の中で、タスク(いわゆるToDoのようなもの)はどのように整理しているでしょうか。

ポストイットにはる...WebカレンダーのTodo機能に記録する...タスクマネージャーソフトを使う...手帳に記録する...という手法は様々です。
当社の提供する「がんばり可視化WebアプリHabi*do」でも、シンプルなタスクマネジメントが可能なのですが、今回はそういったツールうんぬんではなく、どんなふうにタスクを立てているか(書き出しているのか)にスポットライトを当ててみたいと思います。

仕事ができる人はタスクの因数分解をしている(らしい)

ハイパフォーマーがどんなタスクをしているか知りたい?

先日、とある社長さんからこんな話を聞きました。
彼はToDo/タスクマネージャーアプリ“マニア”らしいのですが。

仕事ができる人っていうのは、タスクをちゃんと因数分解しているんですよ。だからどんなふうにタスクを立てているのかを見れば、どんなふうに仕事を進めているのかがわかるから、とても参考になる。

私はなるほど!と思いました。

企業としてもまだまだ人数も少なく、それぞれのメンバーが兼務している仕事も多い当社。ベンチャー企業や中小企業にありがちな話ですね!

私自身、それほど業務のスピードが早いわけでもない。にもかかわらず同時に複数の業務に追われていると、なかなかひとつひとつの仕事が達成できない!ゆえになかなか前に進まない!様々な業務が、横からすっと入ってくる!

きっと誰もが一度はそんな経験はあるのではないかと推測します。

うまく仕事が進まないなぁ~と思っているときは、だいたいタスクの分解がうまくいっていない!ということにふと気付いたのです。

タスクを分解する粒度の最適解はあるのか

営業電話100件!とかしんどいです

さて、下記のタスクのつくりかた2パターンをご覧ください。

パターンA:あいまいなタスクを掲げ、ずっとタスク一覧に残っている状態

  • 営業電話をする
  • バグ修正をする
  • システムの改善案をつくる
  • 広告を考える
  • ブログをとりあえず書く
  • Webサイトを改修する
  • そうじをする
  • 整理をする

...などなど、一般的にありえそうなタスクを書いてみました。
これだけでも、いちおう“なんとなく”何をしようとしているのかはわかりますが、どこからどこまでやったら終わりなのか、やっぱりあいまいな気がします。

では、これはどうでしょうか。

パターンB:タスクの内容が具体化・細分化されている状態

  • サービス業界の会社に10件の営業電話をする
  • ユーザ情報編集ページの入力欄のバグを修正する
  • 顧客管理システムの顧客情報登録ページの項目について見直す
  • 商品Cの広告クリエイティブ案を3パターンつくる
  • タスク管理に関するブログを書く
  • Webサイトのサイドバーのバナー位置を調整する
  • 会議室の机をそうじする
  • デスクの引き出しの中身を整理する

同じ項目も少し具体的にしてみました。タスク完了のゴールが見えてきた気がしませんか?また、他者が見ても何をしようとしているか明確になったと思います。

やりたいこと、やることを可視化

冒頭に申した通り、私は社内での「残タスク王」です。そうです、キングです。しかしながら残タスク王にも2パターンあると思っています。
あいまいなタスクをかかげていつまでたっても完了できないものが残っている前者のAパターン。もうひとつはタスクひとつひとつを細分化したがゆえにたくさんある状態です。

どちらかというと細分化したほうが個人的には良いと思いますが、細分化しすぎるとそれはそれでタスクを整理するのに時間がかかってしまうので、本末転倒です(笑)

先ほどの例でいえば、パターンBのように具体化してゴールが明確になることが良いと思います。その過程で自然と細分化されることもあります。こういったタスクの因数分解はおすすめです。

自分でもやれそう!→できた!のサイクルをまわせること

タスクを今一度書き出してみる

私なりに見つけたおすすめのタスクの分解レベルは「よしやろう!と自分が思えるくらいのサイズ感」「1つ1つのタスク完了がそれなりに達成感がある」くらいがちょうどいいと思います。

多少これは人によって感覚が違うので、主観で良いと思います。
でもこんなふうにスモールステップだから行動に移しやすいことや、達成感を感じやすいということは、それだけタスクを完了させる意欲がわきますし、少なくとも仕事自体がちょっとずつ前進する感覚を味わえるでしょう。

これくらいの具体化・細分化になれば、自分が行動しやすいだけではなく、同僚・仲間が見ても、この人がどんなことを今日しようとしているのか・したのかということがわかると思います。

こんなところも実は個々人やチームの生産性に関わってくるのではないかと思います。
(ぜひHabi*doを活用してチームでタスクを可視化・共有してみてください。お互いにタスクの立て方も学べるかもしれません!)

これがすべての人にとっての正解ではないかもしれません。引き続き、実践しながらよりよい方法も見つけ出していきたいと思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございます!あなたなら、どんなふうにタスクの項目をつくりますか?ぜひ教えてください!
よろしければSNSなどに共有してください。

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書いたひと

橋本 豊輝
橋本 豊輝
楽しみながら課題を解決したり、成果をだす仕組みづくりがライフワーク。人材育成型の目標達成支援ツール「Habi*do」の企画設計、マーケティング活動に従事しています。楽しみなくして得るものなし!

著者リスト

  • 石見 一女
  • 岡本 映一
  • 橋本 豊輝
  • 舞田美和
  • えりか
  • 藤井雄吾
  • みさ
  • マーク
  • Zheng Li
  • 雪丸由香
  • 赤澤智貴
  • misaki
  • 持部 ミカ
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