スタッフ舞田です。

わくスタPJミーティングは、第８回目。

1月に実施した第7回目では、メンバーどうしが離れ離れでも効率的に仕事を進めるうえで、どこにどんな情報があるかを一目でわかるように整理したいね、という課題が見つかりました。

そこで、まずはクラウド上に共有しているフォルダ管理のルールを整理！

①3階層までにする
②フォルダには3桁の数字を付けて階層と場所が一目でわかるようにする
③ファイルを保管するのは3階層目のみにする
という３つのルールを決め、早速各チームで担当フォルダを整理し直してみました。

（例：　100_営業フォルダ　＞　110_サービス基礎資料　＞　111_Habi*do（←「Habi*do」に関するチラシや汎用資料ファイルは、全てこのフォルダに保管））

さらに、ファイル名も統一ルール化しました。①書類内容_②（会社名）_③日付8桁の順番にして、それぞれをアンダーバーでつなぐ。（例：見積書_●●社_20170130）

→　1ヶ月試してみて、「やっぱり断然よかったね」という感想があがりました！

「どこに保管しよう？」という迷いもなくなったし、ファイルを探すのも一目瞭然。「●●ファイルを、111フォルダに入れたので確認お願いします！」といった感じで、共有もスムーズに。

まさに、「働き方改革」＝業務改善だなと実感しますねー。あとは、これをちゃんとルールとして運用徹底していくこと！

さて、今回のミーティングでは、他にこんなトピックスが出ましたよー。

※このブログをご覧になったお客様から、在宅勤務って、みんなサボらずちゃんと仕事するものなの？的なご質問をいただいたりするのですが（笑）、弊社のスタッフは意外にも（？）真面目な人が多く、在宅だといつも以上にストイックに仕事に集中し過ぎてしまうみたいです。
適度な息抜きも、生産性UPには重要な要素ですね！