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【わくスタPJ】情報共有のルール化で、生産性大幅UPの巻 ~働き方改革×Habi*do~

スタッフ舞田です。

わくスタPJミーティングは、第8回目。

1月に実施した第7回目では、メンバーどうしが離れ離れでも効率的に仕事を進めるうえで、どこにどんな情報があるかを一目でわかるように整理したいね、という課題が見つかりました。

computer
そこで、まずはクラウド上に共有しているフォルダ管理のルールを整理

①3階層までにする
②フォルダには3桁の数字を付けて階層と場所が一目でわかるようにする
③ファイルを保管するのは3階層目のみにする
という3つのルールを決め、早速各チームで担当フォルダを整理し直してみました。

(例: 100_営業フォルダ > 110_サービス基礎資料 > 111_Habi*do(←「Habi*do」に関するチラシや汎用資料ファイルは、全てこのフォルダに保管))

さらに、ファイル名も統一ルール化しました。①書類内容_②(会社名)_③日付8桁の順番にして、それぞれをアンダーバーでつなぐ。(例:見積書_●●社_20170130)

 

→ 1ヶ月試してみて、「やっぱり断然よかったね」という感想があがりました!

「どこに保管しよう?」という迷いもなくなったし、ファイルを探すのも一目瞭然。「●●ファイルを、111フォルダに入れたので確認お願いします!」といった感じで、共有もスムーズに

まさに、「働き方改革」=業務改善だなと実感しますねー。あとは、これをちゃんとルールとして運用徹底していくこと!

 

さて、今回のミーティングでは、他にこんなトピックスが出ましたよー。

  • 在宅などが増えると情報共有が薄くなる懸念も。今まで以上に自分から情報を取りに行くクセをつけていこう。
  • 発信する側は、Habi*doへの投稿をできるだけ簡潔に!(Be&Doでは、Habi*doを日常のマネジメントに活用して、日報や各種報告なども全てHabi*doで行っています)。
  • フレックスタイムをランダムに利用する場合は、在宅勤務時同様に、カレンダー&Habi*doに記入して周知しよう。
  • 在宅はセルフコントロールで、適度に休憩と息抜きを!(※)

※このブログをご覧になったお客様から、在宅勤務って、みんなサボらずちゃんと仕事するものなの?的なご質問をいただいたりするのですが(笑)、弊社のスタッフは意外にも(?)真面目な人が多く、在宅だといつも以上にストイックに仕事に集中し過ぎてしまうみたいです。
適度な息抜きも、生産性UPには重要な要素ですね!

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書いたひと

舞田美和
舞田美和
Be&Doコンサルタント/パフォーマンスUPできる効果的なHabi*do活用をご提案・ご支援しています。人材サービス・教育研修の企画営業を経て、人事・採用、大学の新設・運営業務の後、現職。CDAキャリアカウンセラー・健康経営アドバイザー。

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